Bygg en utläggsagent i Copilot Studio: steg-för-steg

Enkla lösningar och små vinster. Som vi diskuterat tidigare gäller det att hitta enkla lösningar som snabbt kan visa på mervärdet av AI och dess kapabilitet. I den artikeln pratade jag om att bygga en agent tidigt efter en Copilot-utrullning, att det är skillnaden mellan “vi har Copilot” och “vi använder Copilot.”

Här kommer ett konkret tips för att frigöra tid från er ekonomiavdelning från att svara på frågor likt dessa:

• “Får jag lägga ut för en middag med kund om det kostar 800 kr/person?”
• “Behöver jag förhandsgodkännande för en hotellnatt under 1500 kr?”
• “Vilka kvitton behöver jag spara vid representation?”
• “Vad är skillnaden mellan reseförskott och utläggsersättning?”

De här frågorna landar idag hos ekonomiteamet via mejl, Teams-meddelanden och spontana besök vid skrivbordet. Var för sig tar de kanske tre till fem minuter att svara på. Men multiplicera det med tio frågor i veckan, femtio veckor per år, och du har en ansenlig mängd tid som går åt till att upprepa samma svar som redan finns i era policydokument.

Lösningen: en AI-agent i Microsoft Copilot Studio som svarar på utläggsfrågor dygnet runt, baserat på era egna policydokument.

Varför just utläggsagenten?

Det finns tre anledningar till att den här agenten är perfekt att börja med.

Låg risk. Frågorna handlar om intern policy, inte om känslig persondata eller affärskritiska beslut. Om agenten svarar fel på en fråga om kvittokrav är konsekvensen att någon dubbelkollar med ekonomi, inte att ett avtal faller.

Tydlig avgränsning. Agenten behöver bara kunna era policydokument och Skatteverkets grundregler. Den behöver inte kopplingar till ekonomisystemet, HR-systemet eller något annat. Det gör den snabb att bygga och enkel att underhålla.

Omedelbart synligt värde. Alla i organisationen har stött på de här frågorna. När de plötsligt kan få svar direkt i Teams istället för att vänta på att ekonomi svarar, märks det. Det skapar den positiva spiral jag skrev om i förra artikeln.

Vad du behöver innan du börjar

Innan du öppnar Copilot Studio behöver du samla ihop underlaget:

Dokument. Er utläggspolicy, resepolicy och representationsriktlinjer. Dessa bör finnas som PDF eller Word-dokument. Om de bara finns i ett intranät eller en wiki, exportera dem till ett format som går att ladda upp.

Skatteverkets information. Specifikt sidorna om traktamente, representation och förmåner. Du behöver inte ladda ner hela Skatteverkets hemsida, agenten kan konfigureras med en länk till relevanta sidor så att den kan referera till aktuella skatteregler.

En ägare. Bestäm vem som ansvarar för att hålla agentens kunskapskällor uppdaterade. Policydokument ändras kanske en gång om året, men när de ändras behöver agenten uppdateras också. I de flesta fall är det naturligt att ekonomiavdelningen äger detta.

Steg-för-steg: bygg agenten

1. Skapa agenten i Copilot Studio

Gå till copilotstudio.microsoft.com och logga in med ert organisationskonto. Det första du behöver göra är att välja vilket Environment du vill bygga agenten i — det är en Power Platform-miljö som agenten lever i. Om du inte vet vilket ni ska använda, prata med IT eller er Power Platform-admin innan du börjar. Klicka sedan på “Create” och välj “New agent.” Ge den ett namn, exempelvis “Utläggsassistenten” och en kort beskrivning av vad den gör.

2. Skriv systempromten

Det här är kärnan i agenten, instruktionerna som styr hur den beter sig. Lägg in följande som systemprompt (och anpassa efter era förhållanden):

Du är [Företagets namn] utläggsassistent. Du hjälper medarbetare med frågor om utlägg, reseersättning, representation och relaterade policyfrågor.

Svara enbart baserat på bifogade policydokument och informationen på Skatteverkets hemsida som du har tillgång till. Ange alltid vilket dokument och avsnitt du baserar svaret på.

Om svaret inte finns i dokumenten eller om du är osäker, säg det tydligt och hänvisa användaren till ekonomiavdelningen på [kontaktuppgifter].

Svara alltid på svenska. Håll svaren kortfattade och praktiska. Om en fråga rör belopp eller gränsvärden, ange alltid det exakta beloppet från policyn.

Du ger aldrig råd om skatteplanering eller juridiska tolkningar. Du hänvisar till Skatteverkets hemsida för aktuella skatteregler och till ekonomiavdelningen för tolkningsfrågor.

Den här prompten gör tre viktiga saker. Den avgränsar agentens kunskapskälla till era dokument och Skatteverkets information. Den tvingar agenten att ange var svaret kommer ifrån. Och den skapar en tydlig fallback, om agenten inte vet svaret ska den säga det istället för att gissa.

3. Ladda upp kunskapskällor

Under “Knowledge” i Copilot Studio lägger du till era dokument. Ladda upp PDF:er eller Word-dokument med er utläggspolicy, resepolicy och representationsriktlinjer. Lägg även till Skatteverkets relevanta sidor som webbkällor, till exempel:

• skatteverket.se/foretag/arbetsgivare/traktamente
• skatteverket.se/foretag/arbetsgivare/representation

Copilot Studio indexerar dessa automatiskt och agenten kan sedan referera till dem i sina svar.

4. Testa agenten

Innan ni släpper agenten till organisationen, testa den ordentligt. Använd testpanelen i Copilot Studio och ställ de vanligaste frågorna ni vet att ekonomiavdelningen får. Kontrollera att svaren är korrekta, att den refererar till rätt dokument och att den säger ifrån när den inte vet.

Bra testfrågor att börja med:

• “Vad är maxbeloppet för representation vid lunch?”
• “Behöver jag förhandsgodkännande för utlägg över 5000 kr?”
• “Kan jag få reseförskott för en tjänsteresa till Göteborg?”
• “Vilka uppgifter måste finnas på kvittot?”
• “Vad gäller för representation med alkohol?”

Testa också frågor som agenten inte borde kunna svara på: “Vad tjänar jag?”, “Kan du boka mitt hotell?”, “Vad tycker du om vår resepolicy?” Den ska tydligt hänvisa vidare i dessa fall.

5. Publicera i Teams

När ni är nöjda med svaren, publicera agenten till Microsoft Teams. Under “Channels” i Copilot Studio väljer ni Teams och följer instruktionerna. Agenten dyker sedan upp som en chatt i Teams som medarbetare kan prata med precis som med en kollega.

Distribuera den till relevanta grupper. Antingen till hela organisationen om policyn gäller alla, eller till specifika team om ni vill börja i liten skala.

6. Lansera internt

Lansera inte i tysthet. Skicka ett kort meddelande i er Teams-kanal eller via mejl. Något i stil med:

“Vi har byggt en AI-assistent som kan svara på frågor om utlägg, resor och representation. Den heter Utläggsassistenten och finns som en chatt i Teams. Testa att ställa en fråga så svarar den direkt baserat på våra policydokument. Har du en fråga den inte kan svara på? Kontakta ekonomiavdelningen som vanligt.”

Håll det kort och praktiskt. Visa gärna ett screenshot på en exempelkonversation. Poängtera att ekonomiavdelningen fortfarande finns för komplexa frågor.

Vanliga fällor att undvika

Gör inte agenten för ambitiös. Det är frestande att vilja att den ska kunna allt, godkänna utlägg, boka resor, kontrollera saldon. Motstå impulsen. Börja med att den svarar på frågor. Punkt. Utöka sen om det fungerar bra.

Glöm inte att uppdatera. Om er policy ändras i januari men agentens kunskapskällor fortfarande pekar på förra årets dokument, kommer den ge fel svar. Sätt en påminnelse att uppdatera dokumenten i samband med policyändringar.

Testa med riktiga användare. Ekonomiavdelningen vet vilka frågor som är vanligast, men de vet inte alltid hur folk faktiskt ställer frågorna. Låt fem till tio kollegor utanför ekonomiteamet testa agenten innan bred lansering. Deras feedback avslöjar formuleringar och scenarier ni inte tänkt på.

Var tydlig med begränsningar. Agenten ersätter inte ekonomiavdelningen. Den avlastar den. Om folk tror att agenten är det slutgiltiga svaret på alla ekonomifrågor, och den sen svarar fel på en edge case, tappar ni förtroendet. Kommunicera tydligt att den hanterar standardfrågor och att ekonomi hanterar allt annat.

Mät effekten

Copilot Studio ger er grundläggande analytics: antal konversationer, vanligaste frågorna, och hur ofta agenten inte kunde svara. Följ upp efter en månad. Om agenten hanterar trettio frågor i veckan som annars hade gått till ekonomiavdelningen, och varje fråga tar i snitt fem minuter att svara på, har ni frigjort ungefär tio timmar per månad. Det är inte världsomvälvande, men det är konkret, mätbart, och det visar organisationen att AI faktiskt gör nytta.

Det viktigaste mätvärdet är dock kvalitativt: fråga ekonomiteamet om de märker skillnad. Om de säger “ja, vi får färre frågor om grundläggande policygrejer” har agenten gjort sitt jobb.

Nästa steg

När utläggsagenten fungerar och folk är vana vid konceptet har ni en grund att bygga vidare på. Nästa naturliga steg kan vara en onboarding-agent för nyanställda, en IT-support-agent för vanliga frågor, eller en projektpolicy-agent som hjälper projektchefer med interna riktlinjer.

Men börja här. En agent, ett tydligt syfte, en eftermiddag att bygga. Det är så AI blir vardag i en organisation.